常に笑顔で出迎えることを忘れない
取引先や営業マンなど、様々な目的でお客様が訪問します。
どのようなタイプのお客様であっても、等しく丁寧な対応をしなければなりません。
不快な思いをさせてしまうと、会社のイメージダウンにもつながりかねません。
来客があった際には、相手から声をかける前に、自分から「いらっしゃいませ」と言葉を発することが大切です。
もしも何か不快な気分であった時でも、来客があった時には笑顔を取り戻すようにしましょう。
営業マンなど、事前にアポを取っていない状態でやって来る人物がいます。
来客に気づかないこともありますが、防犯上でも問題があります。
来客があった時には、すぐに対応できるように準備をしておくことも大事です。
先方に関する情報を多く収集
来客があった際には、できるだけ短時間で相手に関する情報を収集することが大切です。
まず相手が所属している会社の名前、また肩書や氏名などをメモしておくようにしましょう。
社内に応接室が複数ある場合には、どの部屋が適切なのか即座に考えましょう。
夏場や冬場などでは、応接室を快適な温度に保っておくことが大事です。
必要な部屋を選択し、エアコンを作動させておくと、気が利く会社だと思ってもらえることでしょう。
相手の名前を呼ぶ時には、様をつけて丁寧に言うこと大切です。
また相手が事前にアポを取っているのであれば、「お待ちしておりました」といった一言は必ず伝えるようにしましょう。
応接室への案内時の好ましい対応
お客様を応接室まで案内する際に、無言の状態になってしまうことがあります。
余計な発言をするよりは失敗がないと言えますが、何となく事務的に感じられてしまいます。
相手の緊張感を少しほぐすために、ちょっとした言葉をかけてみるといいでしょう。
無難な話題としては天気などがありますが、これもちょっと事務的に感じるお客様もいます。
相手が所属している会社に関して、またお中元をもらったことに対するお礼など、ビジネスに関する話題で会話を少しすることが望ましいと言えます。
応接室の環境は事前に整えておく
お客様を応接室まで案内する前に、できれば室内を快適な状態にしておくことが望ましいと言えます。
夏の暑い時期にエアコンが効いていない空間に入ると、とても不快な気分になることでしょう。
暑い時期はエアコンを作動させてある程度快適な空間にするなど、相手のことを考えた配慮をすることが大事です。
また照明をつけておく、室内にゴミがないかどうかチェックするなども必要な作業です。
ゴミについては短時間で気づかないこともあるので、来客がないときでも応接室が清潔な状態かどうか時々確認するようにしたいものです。