どんな場合でも冷静に対応する
会社に訪問するお客様は、全てがアポイントメントを取っている方だけとは限りません。
飛び込みのセールスで来社する人もいるので、どんな場合であっても常に冷静に対応しなければなりません。
まずお客様が来社した際には、「本日の約束は頂いておりますでしょうか？」など、まずはアポイントメントを取っているかを聞きます。
この時にアポイントメントのあるお客様かどうかがわかります。
その次に「どのようなご用件でしょうか？」と聞き、どんな用事で来社したのかを確認します。
来社した方がお客様というよりもセールスだった場合には、適切な対応をしなければなりません。
セールスを断っていい場合の会社
会社や企業によって、いきなりやってきたセールスに対する応対の仕方は異なっています。
きちんとしたルールを設けている会社では、セールスが来た場合には、断るケースが多いと言えます。
必ず断らなければならないので堅苦しい会社だと感じる方もいますが、あらかじめ決められたルールに沿って行動すればいいので、対応がしやすいものです。
もしもセールスを断る場合には、「大変申し訳ございません。事前に担当者とお約束をお取りになっていただけますでしょうか？」など、あくまでも丁寧な表現で告げるようにしましょう。
受け付けは会社のイメージを左右する部署ですので、セールスであっても丁寧な対応が求められます。
取り次いでもいい会社の場合
会社によっては、セールスが来た場合でも、場合によっては取り次いでもいい場合もあります。
ただ担当者にいきなり連絡をするのではなく、必ず要件を確認することが大切です。
まずセールスに対しては、「所属している社名」「名前」を必ず聞くようにします。
その際には毅然とした口調ではありながらも、丁寧さを忘れないように心がけましょう。
その次にどんな要件で来社したのかを聞きます。
その際にはできるだけ詳細に用件を聞くようにしましょう。
細かい情報をあらかじめ聞いておくことで、担当者に対してもわかりやすく説明することができます。
担当者に連絡する場合の注意点
取次ぎをしてもいい会社の場合には、あらかじめ要件を必ず聞くようにします。
その後にセールスが会いたいと思っている担当者や秘書に連絡をします。
その際に、約束がないことを必ず告げ、その次にどんな要件で来社したのかをわかりやすく説明します。
セールスがいきなり来社した場合には、経験が少ない社員の場合には戸惑ったり慌ててしまうことがあります。
しかしどんな場合であっても、努めて冷静さをキープすることが大切です。
またセールスであっても不愛想な表情をしないように気を付け、あくまでも丁寧さを忘れないようにしてください。