アポなしの来客の可能性もある
会社のイメージを左右する受け付けですが、それだけにどんなお客様に対しても丁寧な対応が求められます。
事前にアポイントメントを取った上で訪問して来るお客様もいますが、中には約束をせずに訪れてくる方もいます。
このような場合でも、丁寧な口調で対応しなければなりません。
アポイントメントを取った方とは違う横柄な対応をしないように意識しながら、スマートに行動することが大切です。
来客があった際には、できる限り時間をかけずに声掛けをするようにしてください。
そして「失礼ですが、どのようなご用件でございますか？」など、失礼のない表現で声をかけることが重要です。
またどのような要件なのか、間違いなく記憶するようにしてください。
アポなしでも一旦担当者に連絡をする
事前のアポイントメントがないお客様に対しても、アポイントメントがある方と同じく丁寧な対応が必要です。
またその際には、事前の約束がないから対応はしないと決めつけることは避けてください。
まず事前の約束があるかどうかを確認し、もしもない場合には担当者と連絡をすぐに取ります。
そして担当者に来客があることを伝え、どのような要件なのかも簡潔に伝えます。
その際に担当者によってはすぐに会うという回答をする人もいますが、居留守を使って断りたい場合もあります。
そのような場合のことを想定して、お客様には担当者が在籍していることは伝えないようにしておきます。
断る場合の伝え方を担当者に聞く
担当者の都合などによっては、お客様と会いたくない場合もあります。
その場合にはすぐにお客様にその旨を伝えるのではなく、担当者にどのように断りの理由を言ったらいいのか聞いておくようにしてください。
しっかりと理由を聞き、その上でお客様に担当者が不在であることを伝えます。
また理由に関しては、あまり詳細を告げないようにし、簡潔に理由を説明するようにしてください。
アポイントメントを取っていないお客様であっても、失礼のない対応をしなければなりません。
断る理由を告げる時には、はっきりとした口調でゆっくりと丁寧に説明するように心がけてください。
また柔らかい表情で対応することも重要です。
お客様からの伝言を聞いておく
お客様に担当者と合えないことを告げたあとに、必ず伝言はないかどうかを聞いておくようにしてください。
伝言内容はすべて正確に聞き取るようにしましょう。
そしてメモを必ずしておき、できるだけ早く担当者に伝えるようにすることが大切です。
会社の顔となる受付は、どんなお客様に対しても失礼のない対応を常にしなければなりません。
また経験が少ない方は、必ず毎回同じ行動を心がけるようにし、正しい接客を身に着けていくことが大切です。