見送りはどこまで行うべきか
会社を訪れたお客さんが帰るときには、出口まで見送りをするのが一般的なビジネスマナーです。
複数のテナントが入っている大きなビルのオフィスの場合には、会社の出入り口もしくはエレベーターの前までついていき、お客さんが迷わずに出られるようにしてあげます。
これは相手を快く送り出すということの他に、オフィスのセキュリティ上余計なところに部外者が入らないようにするということでも大切です。
とはいえ仕事の話が終わったらさっさと追い出すように急かして玄関に向かわせるというのも相手に失礼な印象を与えますので、できるだけ自然に帰られるように気遣いをしていきましょう。
見送り時のコツとしては「相手が帰り支度ができるまで席を立たない」「相手を先に部屋から出す」「見送り場所まで一緒についていく」という三点です。
また相手が玄関から離れるまで背中を見せてはいけないということも基本的なルールとなります。
最後まで気を抜かないことで相手の印象をよくする
順番にコツについて説明をしていくと、まず相手が帰り支度を終えるまでは席を立たないということがあります。
仕事の打ち合わせに来た場合には、テーブルの上には資料やパソコン、プロジェクターといったようなものが広がったままになっていることと思います。
こうしたテーブルの上のものを片付け終わる前に先に自分が席を立って出口付近に控えていると、相手に「早くしろ」というプレッシャーを与えてしまうことになります。
テーブル上や手荷物の片付けが終わったらだいたい同時に席を立ち、背広など身支度を整えるのを待って出口に案内します。
入る時と同じく扉だけを開け、相手に先に出てもらうように促します。
一緒に部屋を出たら相手の斜め前くらいに出て出口まで案内するということを伝えて歩きます。
複数の人数で打ち合わせをした場合、社内の人間全員で見送りをする必要はなく誰か代表して一人で行うようにします。
大切なお客様を大勢で見送りたいという場合には、先導役は一人だけであとの人はお客さんと並んでかやや後ろ方向について歩いて行くようにします。
見送り場所はビルの場合はエレベーターの前まで、1Fにあるオフィスなら入り口までです。
エレベーターは自分からボタンを押すようにし、自分たちのいる階までエレベーターが来るまで待ち相手が入りやすいように開いたドアを押さえます。
エレベーターでも会社の出入り口部分でも、見送りをするときには丁寧に一例をし相手が立ち去って姿が見えなくなるまでそこにとどまります。
慣れたお客さんなどは「ここまでで結構です」といった遠慮をされることもあると思いますが、それでも極端に手抜きをしてしまってはお互いの関係がなあなあになりますので、そのあたりはきちんとけじめを持って行動したいところです。