応対する側になってみてわかる難しさ
就職活動中は自分の方が会社を訪問する側だったわけですが、入社をして受付業務を担当するようになった途端、今後は全く逆の立場になります。
自分が「客」側だったときには全く気にもしなかったようなことも、実際にはかなりこなれたビジネスマナーで出迎えられていたということがわかります。
来客対応は頭で考えながらではなく自然にできるようになるというのが理想で、そのためには普段から先輩たちがどのようにお客さんを迎えているかということを詳しく観察する必要があります。
就職活動時の会社訪問と同じくらい緊張して行わないといけないというわけではありませんが、出迎える側だからといって気を緩めていると大切なお客さんに不愉快な印象を与えてしまうことにもなります。
これから自社の製品を購入してくれることになる顧客も、自社に製品を下ろしている取引先も、会社を訪れるのはどちらも大切なお客様です。
訪れる人によって接客態度を変化させるというのは非常に人間が小さく見え、本人ばかりか会社全体の印象を悪化させてしまいます。
まずは相手がどのような用件で会社を訪問し、誰にどのように話をつなげればよいかということを判断していきましょう。
スマートに来訪客を受け付ける流れ
会社で受付をする場合、まず最初に気がついた人が対応するのが基本です。
事務員を派遣会社などで雇っている会社でよくあるのが、来客対応はそうした事務の仕事だから自分は関係ないと無視を決め込むという態度です。
しかし訪問をしてきた人にしてみれば、たまたま受付の事務員が席を外していたときに、奥にいる社員が明らかに自分の存在に気づいているはずなのに見ないふりをしているというのはかなり感じが悪いことです。
気がついたらすぐに席を立ち上がり、どのような用件で来た方か話を聞きましょう。
その際できるだけ自分から挨拶をし、丁寧に相手の名前や会社名を聞き出すようにします。
初めて訪れる人の場合、そこで名刺交換をすることもよくあるので、席にいるときも手元にはすぐに使えるよう自分の名刺を出しておきましょう。
そこで来社の目的を聞いたら「少々お待ち下さい」と断りを入れて必要な部署の人へ内線などで連絡をとっていきます。
どこか別のフロアや部屋に案内する必要がある場合は、丸投げにしないできちんと責任を持って案内しましょう。
社長室や会議室へ通す場合には相手の斜め前を歩調を合わせて歩くようにし、入り口まで到着したら先に扉だけ開き相手を優先して通します。
座る席が沢山ある場合には一緒に室内に入り、「こちらにどうぞ」と座る席を勧めましょう。
打ち合わせで訪れたお客さんは基本的に上座（奥の席）に通すようにし、あとから担当者が来たら下座に着席をするように配慮します。